Gestionar una comunidad de propietarios implica mucho más que llevar sus cuentas. El mantenimiento del inmueble, la gestión de gastos, la coordinación con proveedores y la ejecución de los acuerdos adoptados por los propietarios forman parte del funcionamiento habitual de una comunidad.
En este contexto, el administrador de fincas desempeña un papel clave en la gestión diaria del inmueble. Pero ¿qué hace exactamente y cuáles son sus principales funciones?
CURSO DE ADMINISTRADOR DE FINCAS ¿Quieres convertir tu interés por la gestión inmobiliaria en una profesión? Fórmate de manera práctica y presencial en Madrid y Alcorcón. | Ver el curso →
|
¿Qué es un administrador de fincas?
El administrador de fincas es la persona encargada de gestionar diferentes aspectos económicos, administrativos y relacionados con la conservación de una comunidad de propietarios.
Entre sus responsabilidades se encuentran preparar el plan de gastos, atender la conservación del inmueble, gestionar determinados pagos y cobros y ejecutar los acuerdos de la comunidad relacionados con obras, entre otras funciones.
Cabe destacar que no es lo mismo que el presidente de la comunidad, que es un propietario elegido para representar legalmente a la comunidad, aunque en determinados casos una misma persona puede asumir varias funciones.
¿Es obligatorio contratar a un administrador de fincas?
Aunque la Ley de Propiedad Horizontal no exige que una comunidad tenga un administrador de fincas, sí que es recomendable contratar a uno. En las comunidades pequeñas, un propietario puede asumir las funciones del administrador de fincas. Sin embargo, en comunidades más grandes, las incidencias y la complejidad legal y contable aumentan, por lo que contar con un profesional reduce los conflictos y errores.
Sin embargo, en comunidades con numerosos propietarios, instalaciones comunes o una gestión económica más compleja, contar con un profesional especializado puede facilitar la organización y el seguimiento de las obligaciones de la comunidad.
¿Administrador de fincas colegiado o no colegiado?
La colegiación no es un requisito general para ejercer las funciones de administrador dentro de una comunidad, aunque el profesional externo debe contar con la cualificación necesaria para desarrollar su actividad.
La colegiación puede aportar algunas garantías adicionales, como acceso a formación continua, asesoramiento profesional o mecanismos de supervisión.
Funciones principales del administrador de fincas
Las funciones de un administrador de fincas abarcan principalmente la gestión económica y la conservación del inmueble, además de otras tareas que puede encomendarle la Junta de propietarios:
Gestión económica
Entre sus principales funciones económicas se encuentran:
- Preparar el plan de gastos previsibles de la comunidad.
- Proponer los medios necesarios para afrontar esos gastos.
- Gestionar los pagos y cobros correspondientes.
- Realizar el seguimiento económico de la comunidad.
- Preparar información sobre ingresos y gastos.
- Facilitar la documentación necesaria para la presentación y aprobación de las cuentas.
Conservación y mantenimiento del inmueble
Otra de sus principales responsabilidades es velar por el correcto funcionamiento y conservación de las instalaciones y servicios comunes.
Entre sus tareas pueden encontrarse:
- Coordinar reparaciones y actuaciones de mantenimiento.
- Gestionar incidencias relacionadas con las zonas comunes.
- Solicitar y comparar presupuestos de proveedores.
- Gestionar reparaciones urgentes e informar a los responsables de la comunidad.
- Coordinar actuaciones relacionadas con seguros y siniestros cuando corresponda.
Ejecución de los acuerdos de la comunidad
El administrador se encarga de ejecutar los acuerdos adoptados por la Junta en aquellas materias que formen parte de sus competencias, especialmente las relacionadas con obras, pagos y gestión ordinaria del inmueble.
Gestión documental
Es habitual que la misma persona desempeñe simultáneamente los cargos de secretario y administrador. En estos casos, también puede encargarse de determinadas tareas documentales.
Entre ellas se encuentran la conservación y organización de convocatorias, comunicaciones, actas, documentación económica y otros documentos relevantes para el funcionamiento de la comunidad.
Relación con proveedores
El administrador puede actuar como punto de contacto entre la comunidad y las empresas o profesionales que prestan diferentes servicios al inmueble, como:
- Empresas de limpieza.
- Servicios de mantenimiento.
- Ascensoristas.
- Empresas de jardinería.
- Profesionales de reparación.
- Compañías de seguros.
Comunicación y convivencia
El administrador también puede facilitar la comunicación entre propietarios, presidente y proveedores.
Entre otras tareas, puede trasladar incidencias, recordar las normas de convivencia y ayudar a canalizar determinados problemas relacionados con el uso de las zonas comunes.
Consejos para elegir a un buen administrador de fincas
Elegir un profesional adecuado puede facilitar considerablemente la gestión diaria de una comunidad. Estos son algunos aspectos que conviene valorar:
| Criterio | Qué tener en cuenta |
|---|
| Formación y experiencia | Comprueba su experiencia gestionando comunidades similares y sus conocimientos en gestión inmobiliaria. |
| Colegiación | Aunque no sea obligatoria en todos los casos, puede aportar respaldo profesional y acceso a determinados servicios y garantías. |
| Disponibilidad | Valora los tiempos de respuesta, los canales de contacto y cómo se gestionan las incidencias urgentes. |
| Honorarios | Comprueba qué servicios están incluidos en la tarifa y cuáles pueden facturarse aparte. |
| Transparencia | Es importante que la comunidad pueda consultar cuentas, presupuestos, facturas y otra documentación relevante. |
| Referencias | La experiencia de otras comunidades puede ayudarte a conocer su forma de trabajar y capacidad de respuesta. |
¿Se puede cambiar de administrador de fincas?
Sí. La comunidad puede decidir cambiar de administrador de fincas mediante un acuerdo adoptado en la Junta de propietarios siguiendo las mayorías que correspondan.
Una vez finalizada la relación profesional, deberá realizarse correctamente el traspaso de la documentación y de la información necesaria para que la gestión de la comunidad pueda continuar con normalidad.
Estudios necesarios para ser administrador de fincas
La administración de fincas requiere conocimientos de diferentes ámbitos, especialmente gestión inmobiliaria, contabilidad, fiscalidad, legislación y gestión administrativa.
Existen distintas vías formativas relacionadas con esta actividad:
- Cursos o másteres especializados: en el Curso de Administrador de Fincas de Grupo Aranda aprenderás las habilidades y los conocimientos necesarios para trabajar como administrador de fincas en todos los sectores.
- Grados universitarios relacionados: estudios como Derecho, Administración y Dirección de Empresas u otras titulaciones vinculadas con la gestión y el ámbito inmobiliario pueden aportar una base útil para desarrollar esta actividad.
¿Cuánto cobra un administrador de fincas?
Los ingresos de un administrador de fincas pueden variar considerablemente dependiendo de si trabaja como asalariado o presta sus servicios como profesional independiente.
En el caso de un profesional que gestione comunidades por cuenta propia, sus ingresos dependerán principalmente del número de comunidades que administre y de los honorarios acordados con cada una.
Otros factores que pueden influir son:
- Número de viviendas y propietarios.
- Número de comunidades gestionadas.
- Servicios incluidos.
- Características y equipamientos del inmueble.
- Ubicación.
- Experiencia del profesional.
- Complejidad de la gestión.
Honorarios de un administrador de fincas
No existe una tarifa única para determinar cuánto debe cobrar un administrador de fincas. Los honorarios suelen acordarse en función de los servicios contratados y las características de cada comunidad.
Para establecerlos pueden tenerse en cuenta factores como:
- Tamaño de la comunidad: número de viviendas, locales, garajes o trasteros.
- Servicios comunes: ascensores, piscina, jardines, conserjería, calefacción central u otras instalaciones.
- Carga de trabajo: número de gestiones, reuniones e incidencias que requiere la comunidad.
- Servicios incluidos: gestión económica, proveedores, siniestros, reclamaciones de deuda u otras tareas adicionales.
Fórmate en administración de fincas
La administración de fincas combina conocimientos de gestión inmobiliaria, contabilidad, legislación y organización administrativa.
Si quieres profundizar en este ámbito, el Curso de Administrador de Fincas aborda contenidos relacionados con el marco legal de la gestión inmobiliaria, las comunidades de propietarios, la contabilidad, la valoración de inmuebles y la gestión de arrendamientos.
Consulta el programa y los contenidos del curso para conocer en detalle la formación.
